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Organiser un voyage de groupe pour les comités d’entreprise

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15 octobre 2019

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Les voyages de groupe peuvent être le meilleur ou le pire voyage qui soit. Ils peuvent devenir l’un des moments les plus étonnants de notre vie, où vous nouerez des liens avec vos compagnons de voyage et vous vous remémorerez le voyage pour les années à venir. Malheureusement, cela implique généralement une planification plus précise et beaucoup d’organisation, ce qui peut entraîner des tensions, de l’indécision et une mauvaise planification. Voici comment organiser ce type de voyage pour les comités d’entreprises.

Avoir un organisateur

Dans un monde idéal, vous pourriez organiser un voyage de groupe ainsi qu’un voyage en groupe. Mais de façon réaliste, il est préférable de nommer un ou deux chefs de groupe, ne serait-ce que pour être la personne de référence qui sait comment la planification progresse et ce qui doit être fait ensuite.

Si le fait d’avoir une seule personne comme animateur vous semble un peu excessif, vous pouvez aussi choisir différentes personnes pour prendre en charge les différents aspects du voyage de groupe. Par exemple, une personne pour l’hébergement, une autre pour la recherche d’activités, etc. Vous pouvez toujours discuter et vous mettre d’accord sur les choix finaux en tant que groupe, mais cela signifie que le travail n’est pas fait par une seule personne et que tout s’organise vraiment !

Réserver un vol ou un voyage d’abord

Le prix des vols ou du transport terrestre peut augmenter considérablement à mesure que la date du voyage se rapproche. Les places peuvent se remplir, laissant le groupe avec moins de choix. Lorsque vous planifiez un voyage de groupe, réservez votre voyage à l’avance afin d’obtenir les meilleures offres et de vous assurer d’avoir suffisamment de places pour tout le monde.

Vérifiez s’il existe un tarif de groupe dont vous pouvez profiter si vous voyagez en train ou en voiture. Déterminez également comment vous vous rendrez de l’aéroport à votre lieu d’hébergement et comment vous vous déplacerez. https://groupes.voyage/ peut vous aider pour votre réservation.

Créer un itinéraire détaillé

Votre itinéraire est votre plan pour un voyage de groupe d’affaires réussi. Utilisez-le pour garder le contrôle de tous les détails, depuis les horaires de transport et les noms des personnes que vous rencontrez, jusqu’à vos réservations de voyage et votre adresse d’hôtel. Assurez-vous de vous accorder du temps supplémentaire sur votre itinéraire pour vous détendre, pour les réunions été retardées ou débordées, et pour la circulation intense.

Songez à utiliser un outil spécialement conçu, qui synchronise votre itinéraire avec les calendriers de travail et permet aux voyageurs de le partager avec leurs collègues. C’est pratique du point de vue de la communication et de l’efficacité, et comme mesure de sécurité si vous voyagez vers une destination que vous ne connaissez pas bien. On parle justement de la praticité de ces outils ici.

Préparer les documents de voyage

Des heures de préparation et de recherche minutieuse seront perdues si vous oubliez des documents de voyage essentiels. Pour voyager en groupe d’un pays à l’autre, il faut un passeport en cours de validité, des billets d’avion et parfois un visa. Il est essentiel de vérifier si vous avez besoin ou non d’un visa au plus tôt, même si vous ne faites que transiter par un pays, sans mettre les pieds hors de l’aéroport.

Certaines ambassades peuvent prendre un certain nombre de jours, voire des semaines, pour délivrer des visas. Même si vous ne voyagez pas dans un autre pays, vous aurez peut-être besoin d’une pièce d’identité avec photo pour préciser que votre nom correspond bien à celui qui figure sur le billet : votre passeport ou permis de conduire sont les meilleures options, alors gardez-les avec vous en tout temps. Ces conseils sur ce site peuvent vous aider à bien organiser votre voyage de groupe.